Bedrijf starten of uitbreiden?

Voordat u een bedrijf gaat starten, raden wij u aan om onderstaande informatie van de Kamer van Koophandel door te lezen.

1. Oriëntatie

Een grondige oriëntatie op het ondernemerschap stelt u beter in staat om te beslissen of een eigen bedrijf iets voor u is. Het is dus belangrijk om zoveel mogelijk informatie te verzamelen over het starten van een bedrijf en de branche waarin u wilt gaan starten.

Ondernemingsplan

Het opstellen van een ondernemingsplan is voor iedere starter van belang. Het geeft u inzicht in uw positie, doelen en haalbaarheid van uw idee. Het kan meer of minder uitgebreid zijn, afhankelijk van waarom en voor wie u het schrijft, maar moet in ieder geval antwoord geven op de volgende vragen:

• Wie bent u, welke motivatie en doelstellingen heeft u?
• Wat gaat u aanbieden en waarom?
• Aan wie?
• Hoe gaat u zich onderscheiden in de markt?
• Wat is uw plan van aanpak?
• Wat kost het?
• Waar haalt u het benodigde geld vandaan?
• Wat moet het opleveren?

U kunt een handleiding Ondernemingsplan downloaden op: www.kvk.nl/ondernemingsplan

Branche-informatie

Met de branchewijzer op de KvK-site vindt u in één oogopslag brancheorganisaties, opleidingen, vakbladen en cijfers over uw branche: www.kvk.nl/brancheinformatie

Wilt u een horeca onderneming starten? Koninklijke Horeca Nederland kan u hierbij helpen.  

Algemene en Branchespecifieke vergunningen

Wie een bedrijf gaat beginnen kan te maken krijgen te maken met allerlei regels, wetten en vergunningen. Voor sommige branches zijn diploma’s nodig om een bepaalde vergunning te kunnen verkrijgen en te kunnen starten. Het is belangrijk om in een vroeg stadium duidelijkheid te krijgen over de specifieke eisen die voor uw branche zouden kunnen gelden. Voor informatie over algemene en branchespecifieke vergunningen, zie: www.kvk.nl/vergunningen

Iedereen zijn eigen start

Een bedrijf starten kan op verschillende manieren. Sommige opties liggen niet zo voor de hand, maar het kan verstandig zijn om eens stil te staan bij de volgende mogelijkheden:

Freelancers/zzp-ers

Freelancers en zzp-ers bieden diensten aan. Zij zijn niet in loondienst en werken zelfstandig voor meerdere opdrachtgevers. Het is voor freelancers van belang dat zij daadwerkelijk als zelfstandige worden beschouwd. De Belastingdienst (en UWV) stelt de status van de freelancer vast. Hierbij speelt wetgeving op het gebied van arbeid, sociale verzekeringen en belastingen een rol. Informatie hierover kunt u lezen op: www.kvk.nl/freelance

Parttime ondernemen

Wilt u minder risico lopen en de onderneming rustig opbouwen? U vindt informatie over parttime ondernemen en de voor- en nadelen op: www.kvk.nl/parttime

Een bestaand bedrijf kopen

Het starten van een bedrijf hoeft niet altijd te betekenen dat u zelf iets nieuws opstart. Het kan ook aantrekkelijk zijn om een goedlopend bestaand bedrijf over te nemen. Startende ondernemers die een bestaand bedrijf overnemen hebben vaak een hogere slagingskans. Ook blijken zij sneller te groeien dan ondernemers die het bedrijf zelf opstarten. Meer informatie over het kopen van een bedrijf: www.kvk.nl/bedrijfkopen

Starten vanuit een uitkering

Heeft u plannen voor een eigen bedrijf en ontvangt u een uitkering? Kijk voor diverse ondersteunende overheidsregelingen, mogelijke veranderingen voor uw uitkering en wijzigingen in uw verzekeringspositie: www.kvk.nl/uitkering

Starten in een franchiseformule

Als u start met een eigen bedrijf dan kunt u uw eigen bedrijfsformule bedenken. Maar u kunt ook franchisen. Franchisen is een samenwerkingsvorm tussen een franchisegever (de “eigenaar” van de formule) en een franchisenemer (de "gebruiker" van een formule). Ondernemers die gebruik maken van een franchiseformule treden onder dezelfde handelsnaam naar buiten en verkopen hun diensten of producten op een uniforme wijze. Alle informatie vindt u op: www.kvk.nl/franchise

Starten met internationale handel

Zakendoen in eigen land is één ding. Als u als importeur of exporteur de grens overgaat, komt er meer bij kijken: exportdocumenten, douanezaken, transport, financiële risico’s en buitenlandse marktinformatie. Allemaal zaken waarover de KvK nuttige informatie heeft: www.kvk.nl/ie

Seniorenstart

Als u ouder bent dan 65 jaar en een bedrijf wilt starten dan gelden een aantal bijzondere regelingen. Met name op het gebied van belastingen en sociale zekerheid.

Kijk op: www.kvk.nl/senioren

Rechtsvormkeuze

Iedere ondernemer moet nadenken over welke rechtsvorm het beste past bij zijn activiteiten. Daarbij zijn een aantal zaken van belang: Start u alleen of gaat u samenwerken? Wat wordt bij een eventuele samenwerking door de partijen ingebracht, arbeid goederen, goodwill of geld? Daarnaast zijn de rol van privé-vermogen en het type belastingen dat wordt geheven belangrijk bij de rechtsvormkeuze. (www.kvk.nl/rechtsvormen)

Daarnaast bepaalt u waar u uw bedrijf gaat vestigen (www.kvk.nl/bedrijfsruimte), of u personeel nodig heeft (www.kvk.nl/personeel), welke verzekeringen u wilt afsluiten, etc.

2. Het Handelsregister

Inschrijven

Bijna elke startende ondernemer moet zijn of haar bedrijf inschrijven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. (www.kvk.nl/inschrijven)

U betaalt jaarlijks een bijdrage aan de Kamer van Koophandel, ook als u maar een deel van het kalenderjaar staat ingeschreven. De hoogte van de bijdrage wordt bepaald door de verschillende heffingen en is afhankelijk van de rechtsvorm. Kijk hiervoor op: www.kvk.nl/jaarlijksebijdrage

Handelsnaam

Bij uw inschrijving in het Handelsregister onderzoekt de Kamer van Koophandel of er al een onderneming voorkomt met letterlijk dezelfde handelsnaam. Het is veiliger als u de Kamer van Koophandel een landelijk handelsnaamonderzoek laat uitvoeren. Dit betaalde landelijke onderzoek kijkt niet alleen naar namen die hetzelfde zijn geschreven, maar ook naar handelsnamen die hetzelfde klinken. Op die manier verkleint u de kans op eventuele moeilijkheden. U kunt op www.kvk.nl/handelsnaamonderzoek meer informatie vinden en een onderzoek aanvragen.

Uw gegevens

U bent zelf verantwoordelijk voor het actueel houden van uw gegevens in het Handelsregister.

Denk aan vestigingsgegevens, vennootschaps- of rechtspersoongegevens, functionarisgegevens, ontbinding vennootschap/rechtspersoon of einde rechtspersoon. Wijzigingen geeft u door met een wijzigingsformulier. Dit vindt u op:www.kvk.nl/formulieren

Handelsregister als informatiebron

Het Handelsregister is openbaar en kan door iedereen worden geraadpleegd.

Dat kan betekenen dat bedrijven (straks) uw bedrijfsadres gebruiken om u aanbiedingen te mailen. Als u niet wilt dat uw adres aan derden wordt geleverd, kunt u dat kenbaar maken. Meer informatie: www.kvk.nl/persoonsgegevens

U kunt zelf ook uw aanbod promoten door middel van de mogelijkheid om adressen te selecteren uit het Handelsregister: www.kvk.nl/adressen. Levert u bijvoorbeeld aan de horeca? In het Handelsregister kunt u zien waar in uw buurt nieuwe horecabedrijven gevestigd zijn. Als u opleidingen levert voor ondernemingsraden, dan kunt u een selectie maken van bedrijven met meer dan 50 werknemers.

Behalve zoeken naar nieuwe klanten, kunt u informatie inwinnen over leveranciers en concurrenten. Bijvoorbeeld wie bij uw leverancier bevoegd is contracten te sluiten. Of uittreksels of jaarrekeningen opvragen. Daarnaast kunt u ontwikkelingen in uw branche bekijken, zoals het aantal starters of het aantal bedrijfsbeëindigingen. Alle informatie vindt u op: www.kvk.nl/handelsregister

3. Verplichtingen

Naast de KvK zijn er nog andere organisaties waarmee u te maken krijgt:

Belastingdienst

U moet zich aanmelden bij de Belastingdienst zodat zij kunnen bepalen welke belastingen voor u gelden. Het aanmeldingsformulier vraagt u aan via 0800 - 0543 of: www.kvk.nl/belastingdienst

Gemeente

De gemeente verstrekt vergunningen, zoals een bouwvergunning of terrasvergunning. In het bestemmingsplan staat welk soort activiteiten u op een bepaalde lokatie mag ondernemen. Meer informatie: www.kvk.nl/verplichtingen

Pensioen

Bij een aantal beroepsgroepen zijn zelfstandige ondernemers verplicht om deel te nemen aan een bedrijfstakpensioenfonds of beroepspensioenfonds.

Kijk voor de diverse bedrijfstakpensioenfondsen op www.vvb.nl/ledenlijst/ledenlijst.asp  en voor de beroepspensioenfondsen op: www.kvk.nl/pensioenfondsen

Bedrijf- en productschappen

Product- en bedrijfschappen vertegenwoordigen de belangen van aangesloten ondernemers. Daarnaast houden ze zich onder meer bezig met scholing van werknemers, kwaliteitsbeheer, gezamenlijke exportpromotie en stellen ze branchecijfers beschikbaar. Inschrijving is vaak wettelijk verplicht. Kijk op www.kvk.nl/bedrijfschap of op www.kvk.nl/productschap

Uw KvK-nummer en uw bedrijfscorrespondentie

Vraag bij de inschrijving een KvK-uittreksel aan als bewijs. De Belastingdienst, de bank en leveranciers vragen hierom. Uw KvK-nummer moet op uitgaande brieven, de website, uitgaande e-mail, orders, facturen en offertes staan. Wat u verder hoort te vermelden, vindt u op www.kvk.nl/correspondentie

Reprorecht, SENA, Buma/Stemra en Videma

Voor het reproduceren van auteursrechtelijk beschermde werken moet u rechten betalen. Meer informatie over kopiëren van documenten vindt u op http://www.reprorecht.nl/ Voor het afspelen van muziek: http://www.sena.nl/ en http://www.bumastemra.nl/. Voor het vertonen van film, video en tv-programma's betaalt u een vergoeding aan Videma: http://www.videma.nl/

4. Administratie 

Wie druk bezig is met zijn eigen bedrijf ziet 'boekhouden' vaak als een noodzakelijk kwaad. Toch zitten er ook voordelen aan deze noodzaak. Een financiële administratie die goed is ingericht, levert u een schat aan informatie op over uw bedrijf. Naarmate die informatie actueler is, kunt u de onderneming beter bijsturen. U ziet bijvoorbeeld welke debiteuren nog moeten betalen, welke uren u nog moet declareren, of hoeveel u nog aan leveranciers moet betalen. Dat bepaalt uw liquiditeit. Een goede administratie geeft ook inzicht in de voorraad werk die u nog heeft. Een krappe werkvoorraad betekent dat u iets aan acquisitie moet doen.

Daarnaast is uiteraard ook de fiscus geïnteresseerd in uw financiële gegevens.

Bewaarplicht

U moet alle documenten bewaren die van belang zijn voor uw belastingaangifte: bonnen, facturen, bank- en giroafschriften, contracten, correspondentie en computerbestanden. Dit geldt voor de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie en de loonadministratie. U bent wettelijk verplicht deze administraties zeven jaar te bewaren. Voor onroerend goed geldt tien jaar. Een accountant kan u adviseren. Zie verder: www.kvk.nl/administratie

Belastingen

Uit uw administratie blijkt welke en hoeveel belasting u moet betalen. Voor de BTW moet u overzichten per tijdvak bijhouden: van de ontvangen BTW over uw omzet, de terug te ontvangen BTW over uw inkopen/aankopen en het privé-gebruik van goederen en diensten. Betaalt u per saldo minder dan € 1.883 aan BTW? Vraag de Belastingdienst dan om ontheffing van BTW-verplichtingen. Meer informatie: www.kvk.nl/belasting

Facturen

De volgende gegevens moet u op uw rekeningen vermelden:

• uw KvK-nummer en BTW-identificatienummer;
• het volgnummer van de factuur. Facturen nummert u, eventueel in meerdere reeksen;
• de factuurdatum;
• de naam en het adres van uw onderneming en van uw klant;
• het aantal en een omschrijving van de geleverde goederen of verleende diensten én de datum waarop u de goederen heeft geleverd of de diensten heeft verleend;
• de prijs exclusief BTW, het BTW-tarief, het bedrag van de BTW en het te betalen totaalbedrag.

5. Zeker zaken doen  

Ondernemen betekent risico's lopen. U kunt die risico’s wel inperken, bijvoorbeeld door

het gebruik van algemene voorwaarden, contracten, verzekeringen en alert te zijn op valkuilen.  

Algemene voorwaarden

Bij het aangaan van overeenkomsten kunt u  algemene voorwaarden gebruiken waarin u bepalingen opneemt die uw risico’s beperken. Dit zijn regels die u standaard wilt laten gelden voor iedere overeenkomst. U moet deze wel vooraf kenbaar maken. Informatie over en voorbeelden van algemene voorwaarden kunt u vinden op: www.kvk.nl/algemenevoorwaarden

Contracten/overeenkomsten

Als u overeenkomsten sluit, ontstaan er rechten en plichten. Een overeenkomst is zo gesloten: een e-mail waarin u aangeeft akkoord te gaan met een offerte is in principe een overeenkomst. Ga vooraf een aantal zaken zorgvuldig na. Meer informatie: www.kvk.nl/overeenkomsten

Verzekeringen

U kunt zich verzekeren tegen bedrijfsrisico's (www.kvk.nl/bedrijfsverzekeringen )en persoonlijke risico's (www.kvk.nl/verzekeringen)

Denk aan zaken als bedrijfsaansprakelijkheid, beroepsaansprakelijkheid, juridische geschillen, brand, diefstal en ziekte, pensioen.

Veilig ondernemen

U kunt als ondernemer te maken krijgen met allerlei vormen van criminaliteit: met diefstal, oplichting, agressie, maar iemand kan ook uw idee, naam of ontwerp stelen. Of u krijgt een rekening voor een niet geleverde of bestelde dienst. De Kamer van Koophandel ontvangt bijvoorbeeld veel klachten over advertentieverkopers, die advertenties in rekening brengen waarvoor geen opdracht is gegeven. U vindt een veiligheidscheck en meer informatie: www.kvk.nl/veiligondernemen

Uw (domein)naam

De bescherming van de naam van uw bedrijf of product is niet zo eenvoudig. Een bedrijf kan naast een handelsnaam ook een merknaam en domeinnaam hebben. De inschrijving van uw handelsnaam bij de KvK garandeert niet dat uw merk- of domeinnaam is beschermd. Als u een website wilt maken, registreer dan zo snel mogelijk uw domeinnaam. Kijk voor informatie over de bescherming van uw handelsnaam en uw merknaam: www.kvk.nl/handelsnaam Voor informatie over de bescherming van uw merk, idee of model: www.kvk.nl/merkbescherming

6. Netwerken

Voor een ondernemer is een netwerk van (financieel) levensbelang. De slagingskans van een starter is in het eerste jaar groter als hij samenwerkt met andere ondernemers. Een netwerk bestaat niet alleen uit klanten en leveranciers, maar ook uit contacten die u informeren over ontwikkelingen van de omgeving, de markt en de klant.

Concurrent of collega?

Ondernemers die ongeveer hetzelfde aanbieden als u zijn in eerste instantie uw concurrenten. Het kan echter aantrekkelijk zijn hen te beschouwen als collega’s. Heeft u te veel werk of voorraad, dan kunt u samenwerken. Heeft u te weinig werk of voorraad, dan moet u samenwerken. Dat samenwerken lukt slecht als u in gevecht bent met uw concurrenten. Zorg dus dat u in gesprek blijft met uw collega’s.

Hoe vorm ik een netwerk?

Een netwerk kunt u op veel manieren vormen. U kunt contacten leggen tijdens een receptie of congres, maar u kunt zich ook aansluiten bij een netwerkorganisatie. Er zijn verenigingen voor specifieke branches, denk aan de winkeliersvereniging en speciale belangenverenigingen voor bijvoorbeeld vrouwelijke ondernemers, jonge ondernemers of allochtone ondernemers. De KvK organiseert regelmatig netwerkbijeenkomsten voor startende ondernemers. Aansluiten bij een winkeliersvereniging of belangenvereniging van een bedrijventerrein is ook een manier om andere ondernemers te ontmoeten. Via de Kamer van Koophandel in uw regio kunt u te weten komen welke lokale/regionale netwerken er zijn. meer informatie: www.kvk.nl/zakelijknetwerk

7. De Kamer van Koophandel, ook na uw inschrijving

Ook na uw start is de KvK uw informatiebron. U krijgt de kamerkrant, er zijn e-mail-nieuwsbrieven en u bent altijd welkom op onze site, bij bijeenkomsten of voor een gesprek.

Een handig overzicht van de meest populaire downloadbrochures vindt u op: www.kvk.nl/downloadsamsterdam

Verder kunt u informatie krijgen over wat er in uw regio gebeurt ten aanzien van bestemmingsplannen en vergunningenbeleid. Ga voor meer informatie naar http://www.kvk.nl/  en klik op Ondernemen in uw regio.

Vervolgens vindt u ook welke wetten en regels voor u als ondernemer van belang zijn. Of u nu informatie zoekt over bedrijfshuisvesting, aanname en ontslag van personeel, belastingen, winkeltijden, bezwaar- en beroepschriften, faillissementen of colportage, alles is op te vragen. Zie: www.kvk.nl/wettenenregels

Kortom, met de Kamer van Koophandel weet u wel beter.