De gemeente Bloemendaal zal per 1 juli 2007 als eerste
gemeente in Nederland via een directe koppeling aan haar document management
system (Corsa), raads- en commissiestukken op de gemeentelijke website (TYPO3)
ter beschikking stellen.
De gemeente Bloemendaal is van mening dat raadsinformatie
het beste via de website kan worden aangeboden omdat deze informatie dan zowel
voor de leden van de raad als ook voor de burger beschikbaar is.
Tot op heden werden vergaderdata met de daarbij behorende
agenda’s en de verslagen van raads- en commissievergaderingen ook wel
gepubliceerd. Bij de raadsvergadering waren handmatig links naar de
onderliggende stukken aangebracht. Deze stukken werden d.m.v. knippen en
plakken vanuit het DMS op de website geplaatst. Behalve dat dit veel werk is,
was het ook niet mogelijk elke wijziging in het originele document door te
voeren op de website.
Vanaf 1 juli zal de automatische koppeling worden
geactiveerd tussen Corsa (het documenten management system) en TYPO3 (het open
source content management system). Minstens één keer per dag zullen de voor
publicatie vrijgegeven stukken via een export-import proces in de webomgeving
worden bijgewerkt. De koppeling is door de gemeente Bloemendaal in eigen beheer
binnen de TYPO3 omgeving gebouwd. In de geest van de open source gedachte van
TYPO3, zal de module ook aan andere gebruikers van TYPO3 ter beschikking kunnen
worden gesteld. Er hebben zich inmiddels al geïnteresseerden gemeld.
Binnen het BIC zullen zowel raadsleden als burgers toegang
krijgen tot raads- en commissiestukken en men zal er ook thema’s in aantreffen.
Momenteel treft men het thema Fusie gemeenten Bloemendaal en Bennebroek aan.
Over andere thema’s zal in de toekomst in de Raad worden besloten. Daarnaast
kan men op een google-achtige wijze zoeken door de documenten.
Op 1 juli 2007 wordt versie 1.0 van de koppeling in gebruik
genomen. Verder ontwikkeling van de koppeling is voorzien. Zo zijn in de
toekomst ook B&W stukken en meer thema’s te verwachten.
Afbeelding1:
BIC op www.bloemendaal.nl
Terug
Het BIC bevat alle openbare stukken die in de vergaderingen
behandeld worden of zijn. Tevens bevat het stukken m.b.t. de actieve informatieplicht en zijn er themadossiers.
Afbeelding
2: voorbeeld van diverse documenten
Terug
In het keuzemenu links kunt u een keuze maken uit
Raadsvergaderingen, Commissievergaderingen, Actieve Informatieplicht en Thema’s
om vervolgens in het middenvenster uw keuze te verfijnen. U krijgt dan een
overzicht van de documenten.
Zie ook: Lijst met stukken
opvragen
Afbeelding
3: keuzemenu
Terug
In het keuzemenu links staat ook de optie “zoeken”. Klik
deze optie aan als u op zoekwoord wilt zoeken. Ook hier krijgt u een overzicht
van alle gevonden documenten.
Zie ook: Zoeken
Afbeelding
4: zoekoptie in het keuzemenu
Terug
In de documentoverzichtslijsten wordt een bepaalde opmaak
gehanteerd.
De regelopmaak voor deze lijst ziet er als volgt uit:
ê
Registratienummer (uniek documentnummer)
ê
Onderwerp
ê
Documentsoort
ê
Bestandsgrootte
ê
PDF-icoontje 
ê
Documentgegevens-icoontje 
(Bij de overzichtslijst Actieve Informatieplicht staat de publikatiedatum
nog voor het registratienummer weergegeven)
Het registratienummer is uniek, gebruik dit nummer om
bijvoorbeeld bijlagen uit een lijst te selecteren of via “zoeken” op te vragen.
Afbeelding
5: overzicht regelopmaak
Terug
De documenten in het Bloemendaals Informatie Centrum worden
aangeboden als PDF-document.
Om het document in te zien klikt u op het -icoontje. Het document
wordt dan in een nieuw venster geopend.
Zie ook: Document inzien en Bijlagen opvragen
Terug
In de overzichtslijsten vindt u naast het pdf-icoontje ook
een icoontje voor documentgegevens .
Klikt u hierop dan krijgt u een overzicht met
documentgegevens en bijbehorende gerelateerde documenten (zoals bijlagen).
Dit overzicht wordt in een nieuw venster geopend.
Zie ook: Bijlagen opvragen
Afbeelding
6: voorbeeld venster documentgegevens
Terug
In het documentgegevensvenster komt u ook een lijst tegen
van alle gerelateerde documenten. Zoekt u een bijlage bij een document dan zult
u dit terug vinden in het documentgegevensvenster. Gebruik het
registratienummer om het document uit de lijst te kiezen of gebruik de
zoekoptie.
Zie ook: Bijlagen opvragen
Terug
De menuoptie Raadsvergaderingen geeft u als eerste een
jaarkeuze gevolgd door een keuzelijst van vergaderdata. Heeft u een vergaderdatum
gekozen dan komt u in een venster met daarin een overzicht van de
vergaderstukken.
Klik op om het document in te zien.
Bijlagen zijn vermeld op de documenten. Klik op om de bijlagen uit de lijst gerelateerde
documenten te selecteren.
î
Klik links in het keuzemenu op
Raadsvergaderingen
î
Klik op het jaar van de vergadering
î
Kies een vergaderdatum
î
Een overzicht van stukken verschijnt op uw
venster
Afbeelding
7: Lijst opvragen Raadsvergadering 1
Afbeelding
8: Lijst opvragen Raadsvergadering 2
Afbeelding
9: Lijst opvragen Raadsvergadering 3
Terug
De menuoptie Commissievergaderingen geeft u als eerste een
keuzeoverzicht van Raadscommissies gevolgd door jaarkeuze en een keuzelijst van
vergaderdata. Heeft u een vergaderdatum gekozen dan komt u in een venster met
daarin een overzicht van de vergaderstukken.
Klik op om het document in te zien.
Bijlagen zijn vermeld op de documenten. Klik op om de bijlagen uit de lijst gerelateerde
documenten te selecteren.
î
Klik links in het keuzemenu op Commissievergaderingen
î
Maak uw keuze uit de 3 Raadscommissies
î
Klik op het jaar van de vergadering
î
Kies een vergaderdatum
î
Een overzicht van stukken verschijnt op uw venster
Afbeelding
10: Lijst opvragen Commissievergadering 1
Afbeelding
11: Lijst opvragen Commissievergadering 2
Afbeelding
12: Lijst opvragen Commissievergadering 3
Afbeelding
13: Lijst opvragen Commissievergadering 4
Terug
Actieve informatieplicht
De menuoptie Actieve informatieplicht
geeft u direct een overzicht van alle stukken gesorteerd op publikatiedatum.
î
Klik links in het menu op Actieve
Informatieplicht.
î
Een overzicht van stukken verschijnt op uw
venster gesorteerd op publikatiedatum.
Terug
De menuoptie Thema’s geeft u direct een overzicht van
actuele onderwerpen waarover in de raad is besloten dat de documenten op het
BIC moeten worden gepubliceerd.
î
Klik links in het menu op Thema’s
î
Maak uw keuze door op een thema te klikken
î
Een overzicht van stukken verschijnt op uw
venster
Afbeelding
14: Lijst opvragen Themadossiers 1
Afbeelding
15: Lijst opvragen Themadossiers 2
Terug
Documenten
opvragen via zoeken
Met de optie “Zoeken” kunt u documenten opvragen door te
zoeken op bijvoorbeeld een woord of registratienummer. U krijgt dan een
overzicht van alle gevonden documenten.
î
Klik in het menu op “Zoeken”
î
Type een zoekwoord in
î
Maak een keuze uit zoeken in: Onderwerp,
Trefwoorden of in Volledige tekst
î
Klik op de knop Zoeken
Afbeelding
16 : Zoeken 1
Afbeelding
17: Zoeken 2 resultatenvenster
Terug
Document inzien
î
Klik op het icoontje
î
Het document opent zich in een apart venster.
Let op! De grote van het document en de internetsnelheid is
bepalend voor de wachttijd. Het kan soms dus even duren voordat het document zichtbaar
wordt.
Afbeelding
18: document bekijken 1
Afbeelding
19: document bekijken 2
Terug
Op de documenten zoals bijvoorbeeld een Raadsvoorstel,
B&W voorstel of Agenda staan de registratienummers vermeld die bij het
document horen. Wilt u de bijlagen zien klik op . U komt nu
in het venster met documentgegevens. Onderin dit venster staan alle
gerelateerde documenten. Hier kunt u de bijlagen inzien. U kunt ook het registratienummer dat u zoekt
direct opvragen via “zoeken”.
Afbeelding
20: Bijlagen opvragen
Terug
Zie: Documenten
opvragen via zoeken
Terug
Zie: Document inzien
Terug
De documenten in het Raadsinformatiesysteem
worden aangeboden als PDF-document. PDF is een bestandsformaat dat u in uw
browser kunt bekijken met bijvoorbeeld het gratis programma Acrobat Reader.
Indien u nog niet beschikt over een pdf-reader of –viewer dan zal het document
ook niet getoond worden.
Heeft u deze nog niet dan kunt u hier Acrobat Reader gratis
downloaden.
Terug
Zie: Bijlagen opvragen
en Document
inzien
Terug
Het venster documentgegevens wordt geopend in een nieuw venster.
Krijgt u dit venster niet te zien kijk dan even of er een
melding van popupblokkering is. U dient de blokkering voor deze site dan op te
heffen.
Terug
Het kan zijn dat het woord niet voorkomt in de door u
gekozen “zoeken in” -optie (onderwerp, trefwoorden, volledige tekst). Maak een
andere keuze, bijvoorbeeld zoeken in “Volledige tekst”, en probeer het opnieuw.
Zie ook: Documenten
opvragen via zoeken
Gebruik een synoniem. Bijvoorbeeld rijwiel in plaats van
fiets.
Terug
Niet alle documenten staan in het BIC.
Terug
